Zadbaj o swoje dokumenty. Nie wiesz, kiedy będą Ci potrzebne

Z ważnymi dokumentami jest jak ze zdrowiem. Dopiero po ich utracie okazuje się, jak istotne były i jak wielu problemów można było uniknąć, dbając o nie. Czy pamiętasz, gdzie zostawiłeś odpisy z aktu urodzenia? Notarialnego? Fakturę za nowy telewizor?

Kilka prostych zasad pozwoli na sprawne radzenie sobie z każdym nowym dokumentem oraz późniejsze łatwe odnalezienie tych potrzebnych. Z kolei bezpieczniejsze przechowywanie zapewni nam spokój ducha. Wszystkie potrzebne w tym celu produkty znaleźć można w sklepach z artykułami biurowymi.

Nie trzeba prowadzić firmy, aby mieć do czynienia z mnóstwem papierowych dokumentów: potwierdzeń, rachunków, pism informacyjnych… Niestety, nie każdy z nas zdaje sobie sprawę z tego, jak dotkliwy może okazać się brak odpowiedniego świstka papieru w kluczowym momencie.

Nie każdy zdaje sobie również sprawę z tego, jak łatwo można uporządkować nasze dokumenty i jak bezpiecznie je przechowywać. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z dokumentacją biznesową czy prywatną, warto poświęcić chwilę na zbudowanie własnego, małego archiwum.

Podstawa to odpowiedni podział dokumentów. Możemy podzielić je pod względem rodzaju (osobno rachunki, dowody zakupu, pisma urzędowe, wyniki badań) lub tematu (dokumenty dotyczące mieszkania, samochodu, pracy, nauki itd.).

Po dokonaniu wstępnego podziału dokumenty należy posortować chronologicznie. Ułatwi to późniejsze odnalezienie konkretnych informacji oraz pozwoli podzielić dokumentację na partie, odpowiadające np. całemu rokowi.

W tym miejscu dochodzimy do narzędzi, które pomogą nam zarówno w segregowaniu, jak i późniejszym przechowywaniu dokumentów. Przydatne będą przede wszystkim koszulki foliowe (chroniące dokumenty i ułatwiające ich wpięcie do segregatora), różnego rodzaju teczki, skoroszyty, segregatory oraz pudła archiwizacyjne. Segregując dokumenty, należy trzymać się zasady, że każdy temat lub rodzaj dokumentu, przechowywany jest w osobnym skoroszycie lub segregatorze.

Aby ułatwić sobie odnalezienie konkretnych informacji, warto dokładnie opisywać każdą z teczek oraz pudeł, a także wykorzystywać pomoce w rodzaju przekładek (przydatne w przypadku segregatorów i skoroszytów).

Na zakończenie, pamiętaj o jednym: archiwum należy regularnie przeglądać i pozbywać się dokumentów przeterminowanych. Pozwoli to na zachowanie porządku i zapobiegnie zbytniemu rozrostowi naszego archiwum